【保存版】英語でビジネスメールの書き方・問い合わせ例文集

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この記事は、下記のような悩みをもたれている方に用意しました。

海外に問い合わせのメールをしたいがどう書いたらいいの？
英語でビジネスメールの書き方がよく分からない
英文メールで相手から回答をうまく聞き出したい

たかひろ

こんにちは、たかひろと申します。
記事を書いているぼくは、現在商社に勤務しており今年で8年目を迎えます。

普段、海外と電話やメールのやり取りをしたり、海外での駐在を経験したりと英語を使う環境にいます。

今でこそ英語でビジネスメールを書くことにも慣れましたが、昔はしょっちゅうネットで調べては書いていたため、やたら時間がかかっていました。

英語のビジネスメールの書き方は、日本語のビジネスメールの書き方とは少し異なるため、同じ要領で書いてしまうと相手に対して失礼になることがあります。（ただでさえ言語の壁があるので）

ただ、いくつかのポイントをおさえたうえで、定型文を覚えてしまえばある程度は対応できます。

この記事では自身の経験にもとづいて、海外に英語で問い合わせメールをするときの「書き方」「定型文」をまとめました。

この記事を読むことによって、下記のことができるようになります。

英語でメールの書き出し～締めまでの構成が分かる
英語の問い合わせメールで回答をうまく聞き出すコツが分かる
当記事の例文で問い合わせメールの作成ができる

この記事は、「仕事で英語のビジネスメールを書く方」や「個人で海外に問い合わせメールを書く方」を対象にしております。

英語でビジネスメールを書くときに気をつけること

具体的なメールの書き方を紹介する前に、まず気をつけておくべきことを２つ紹介します。

内容は簡潔で読みやすくする

日本では「いつも大変お世話になっております」から書き出すなど文章が長くなりがちですが、海外では長いメールは好まれません。

なるべく「伝えたい内容だけを伝える」シンプルな形にしたほうがよいです。

また、質問がいくつかあるときは「箇条書き」にするなど相手が読みやすいよう工夫したほうが答えてもらいやすいです。

言い回しはポジティブにする

例えば下記のような場合

△「～していただけないと間に合いません」

〇「～していただけると間に合います」

という感じで、ポジティブな言い方をしたほうが印象がよいです。

これらをおさえたうえで、具体的なメールの作成方法を説明します。

英語のビジネスメール書き方

基本的には、下記１～７の内容をしっかりと書くようにします。

件名
宛名
自己紹介 or 気づかい ※面識がある場合
メールの目的
依頼／確認したいこと
締めの言葉
署名

では、具体例とともに順番に説明していきます。
カッコの中身は参考程度にしていただけたらと思います。

件名

下記が件名に使う具体例になります。

Inquiry about (Your Product)
(商品)の問い合わせについて

Request for (Your Product Catalogue)
(商品カタログ)の依頼について

Confirmation of (the Payment)
(支払い)の確認について

Inventory of (the Product ABC)
(ABC商品)の在庫について

Cancellation of (the Booking)
(予約)のキャンセルについて

Problem with (Your product)
(商品)の問題について

Delivery Delay
出荷の遅延について

件名を作成するときのポイントとしては下記のとおりです。

メールの目的が分かるように書く
それぞれの最初の文字は大文字にする
例）Inquiry about Your Product
※前置詞for, of, about, withや冠詞a, an, theなどは小文字
Halloなどを件名にすると迷惑メールに間違われる可能性があるので注意

宛名

下記が宛名に使う具体例になります。

相手の名前が分かる場合：

男性の場合：Dear Mr. (Smith)

女性の場合：Dear Ms. (Smith)

相手の名前が分からない場合：

男性の場合：Dear Sir,

女性の場合：Dear Madam,

どちらでも：Dear Sir or Madam,

部署が分かる場合：

Dear Sales Department
営業部御中

Dear Customer service
カスタマーサービス御中

担当者も部署も分からない場合：

To whom it may concern
ご担当者様

宛名を作成するときのポイントは下記のとおりです。

面識がないなら、宛名はフルネームや苗字がよい
Miss. (独身)やMrs.(既婚)は使わないほうがよい
※ビジネスで独身か既婚かは関係ないですし、万が一間違ってしまったら失礼です。

自己紹介／気づかい

本文の書き出しでは、面識がない場合はまず自己紹介をします。
面識がある場合は、気づかいの一文を入れると好印象です。

面識がない場合：

My name is (Ichiro Suzuki)

私は(鈴木一郎)と申します

My name is (Ichiro Suzuki), from ABC Company

私はABCの(鈴木一郎)と申します

My name is (Ichiro Suzuki), Sales Manager for ABC Company

私はABCの営業部長の(鈴木一郎)と申します

ABC is a (food) company based in Japan

ABCは日本の(食品)会社になります

面識がある場合：

I hope you are doing well

ごきげんいかがでしょうか

I am sorry to rush you but～

せかして申し訳ないのですが～

目的

次に目的を書きます。下記が具体例になります。

I would like to ask about (your product)

(商品)について質問があります

I am very interested in (your company)

(貴社)にとても興味があります

This is the confirmation of (the payment)

(支払い)についての確認です

MEMO

文頭にWith reference to the subject, (主題のとおり)と入れてから目的に入ってもOKです

依頼・確認したいこと

目的の次に、具体的に依頼または確認したい内容を書きます。

Would you please (send the photos of your product)?

(商品の写真を送って)いただいてもよろしいでしょうか？

Would you mind (sending your product catalogue)?

(商品カタログを送って）いただけますでしょうか？

Would it be possible to (cancel the order)?

(注文のキャンセル)をすることは可能でしょうか？

MEMO

急いでいる場合は、語尾に下記の文言を入れることもできます。

as soon as possible
なるべく早く

by(日付や曜日)
〇日までに

また、Yes/Noで答えられる文章にすると回答が早いです。

My understanding is that～. Is this correct?
私の理解では～です。正しいですか？

締めの言葉

本文の最後に、締めの言葉を入れます。下記が具体例になります。

I am looking forward to your reply

お返事お待ちしております

I would appreciate your prompt reply

すぐにお返事いただけると幸いです

Please take good care of your self

どうぞご自愛ください

署名

本文のあとに署名を入れます。下記が具体例になります。

面識がない場合：

Sincerely,

(Ichiro Suzuki)

面識がある場合：

Best regards,
(Ichiro Suzuki)

使えるサンプル例文集

ここでは、上記の１～７を実際に当てはめた例文を紹介します。

サンプル例文１

Title: Inquiry about Product No.123 （件名）

Dear Sales Department（宛名）

My name is Ichiro Suzuki, from ABC Company.（自己紹介）

I am very interested in Product no.123.（目的）

Would it be possible to send some photos of the product?（依頼したいこと）

I am looking forward to your reply.（締めの言葉）

Sincerely,（署名）

Ichiro Suzuki

ABC Company

TEL/Email address

件名：商品No.123について問い合わせ

営業部　御中

私はABCの鈴木一郎と申します。

商品No.123にとても興味があります。

いくつかの写真を送っていただくことは可能でしょうか。

お返事お待ちしております。

サンプル例文２

Title: Inquiry about Order No.123

To whom it may concern

My name is Ichiro Suzuki.

With reference to the subject, I would like to ask about order no.123.

I have bought your product on Apr 20th (Mon), but it has not delivered.

Would you please confirm how it is going?

I would appreciate your prompt reply.

Sincerely,

Ichiro Suzuki

件名：注文No.123について問い合わせ

ご担当者　様

私は鈴木一郎と申します。

主題のとおり、注文123について質問があります。

4月20日に商品を買ったのですが、まだ届いておりません。

状況を確認していただけますでしょうか。

すぐにお返事いただけると幸いです。

サンプル例文３

Title: Inventory of Product 123

Dear Customer Service

My name is Ichiro Suzuki.

I am very interested in Product 123.

My understanding is that it is out of stock now.

Could you let me know when you are restocking it?

I am looking forward to your reply.

Sincerely,

Ichiro Suzuki