【ビジネス英語】電話対応「受け方」フレーズ集（初心者向け）

この記事は、下記のような方に用意しました。

仕事では海外出張に行ったり、海外での駐在を経験したりと日常的に英語を話す環境にいます。

今でこそ仕事で英語を使うことに慣れましたが、英語が全然だった頃は電話を取り次ぐだけでも超冷や汗ものでした。
（むしろなるべく電話に出ないようにしてました。笑）

対面でさえ英語でコミュニケーションをとるのは難しいのに「顔が見えない相手」とのやり取りはさらに難しいです。

ただ、電話を取り次ぐだけなら、ある程度会話のパターンが決まっているのでお決まりのフレーズをおさえておけば問題ありません！

この記事では自身の経験にもとづいて、外国人からの電話を取り次ぐときに使える「定番のフレーズ」をまとめました。

この記事を読むことで下記のことができるようになります。

英語で電話対応するときに気をつけること

実際のフレーズを紹介する前に、気をつけておいたほうがよいポイントを３つ紹介します。

発音ははっきりと、適度なスピードで話す

顔が見えない分、分かりやすくハッキリ話したほうが伝わりやすいです。
また、英語が苦手な人はゆっくり話したほうが「この人英語が得意じゃないな」と理解を示してもらいやすいです。

丁寧な表現を使うようにする

英語は尊敬語などにあたる表現がないと言われていますが、かしこまった場で使うような丁寧な表現はあります。

例えば「わかりました」という表現

△「OK」

〇「Sure」「I understand」

また、「Please」などの表現も入れたほうが丁寧になります。

ポジティブな言い方をする

初心者の方は難しいかもしれませんが、自分では分からないことを聞かれた場合に

△「わかりません ＝ I don’t know」

〇「聞いてみます／確認してみます＝Let me ask / Let me check」

という感じにポジティブな言い方をして次につなげたほうが印象はよいです。

これらをおさえたうえで、実践で使えるフレーズを紹介していきます。

電話対応の定番フレーズ集

基本的には、電話を受けてから下記のようなフローで話が進みます。

このA～Fの場面で必要なフレーズを順番に紹介します。

A 電話を受けるとき

お電話ありがとうございます
Thank you for calling.
サンキュー フォー コーリング

ABCカンパニーの〇〇です
ABC company, This is 〇〇（自分の名前）
ABCカンパニー, ディス イズ 〇〇

ご用件をお伺いします
How can I help you?
ハウ キャナイ ヘルプユー

会社名をお伺いできますか？
May I have your company name please?
メイ アイ ハブ ユアカンパニーネーム プリーズ

お名前をお伺いできますか？
May I have your name please?
メイ アイ ハブ ユアネーム プリーズ

誰にご用ですか？
Who would you like to speak to？
フー ウッドゥー ライク トゥー スピークトゥー

〇〇が空いているか確認します
Let me check if 〇〇（担当者名前）is available.
レットミーチェック イフ〇〇イズ アベラブル

B 担当者が対応できるとき

少々お待ちください
Just moment please.
ジャスト モーメント プリーズ
Please hold on second.
プリーズ ホールドオン セカンド

〇〇におつなぎします
I’ll put you though to Mr/Ms〇〇（担当者名前）
アイル プットユー スルー トゥーミスター/ミス〇〇

C 担当者が対応できないとき

彼／彼女はただいま電話に出られません
He/She is not available now.
ヒー/シー イズ ノット アベラブル ナウ

彼／彼女はただいま他の電話にでています
He/She is on another line now.
ヒー/シー イズ アナザーラインナウ

彼／彼女はただいま席を外しています
He/She is not at his/her desk.
ヒー/シー イズ ノットアット ヒズ/ハー デスク

彼／彼女はただいまミーティング中です
He/She is in a meeting now.
ヒー/シー イズ イン ミーティング ナウ

彼／彼女は出張中です
He/She is on a business trip.
ヒー/シー イズ オン ア ビジネストリップ

彼／彼女はただいまオフィスにいません
He/She is out of the office now.
ヒー/シー イズ アウトオブ ジ オフィスナウ

彼／彼女は今日終日オフィスにいません
He/She is out all day today.
ヒー/シー イズ ノット オールデイ トゥデイ

彼／彼女はすでに帰りました
He/She has left the office.
ヒー/シー ハズ レフト ジ オフィス

彼／彼女は1時間で戻ってきます
He/She will be back in an hour.
ヒー/シー ウィル ビーバック イン アンアワー

D 架け直し依頼／メール依頼

あとでお電話いただけますか
Please call back later.
プリーズコールバックレイター

メールをしていただけますか？
Please email him/her the message?
プリーズ イーメール〇〇 ザ メッセージ

E 折り返し提案／連絡先・伝言確認

折り返しお電話させましょうか？
Should I have him/her call you back?
シュッド アイ ハブ ヒム/ハー コール ユーバック

折り返し電話するよう伝えておきます
I’ll tell him/her to call you back.
アイル テル ヒム/ハー トゥー コールユー バック

もう一度名前を教えて頂けますか？
May I have your name again?
メイ アイ ハブ ユアネーム アゲイン

もう一度会社名を教えて頂けますか？
May I have your company name again?
メイ アイ ハブ ユアカンパニーネーム アゲイン

スペルを教えていただけますか？
How do you spell your name?
ハウ ドゥーユー スペル ユアネーム

電話番号を教えていただけますか？
May I have your contact number?
メイ アイ ハブ ユア コンタクトナンバー

メールアドレスを教えていただけますか？
May I have your Email address?
メイ アイ ハブ ユア イーメールアドレス

伝言をお聞きしましょうか？
Would you like to leave a message?
ウッドゥー ライク トゥー リーブ ア メッセージ

F 電話を終えるとき

お電話ありがとうございました
Thank you so much for the call.
サンキュー ソーマッチ フォー ザコール

失礼します
Bye for now.
バイ フォー ナウ

電話対応で覚えておきたい便利フレーズ

すいません。よく聞き取れなかったです
(I’m afraid) I can not hear you well.
(アイム アフレイド)アイキャンノット ヒアーユーウェル

もう一度お願いします
Please say that again？
プリーズ セイザット アゲイン

もう少しゆっくり話してもらえますか？
Please speak more slowly?
プリーズ スピーク モアースローリー

番号をお間違えではありませんか？
(I’m afraid)you have the wrong number?
(アイム アフレイド)ユーハブ ザ ウロングナンバー

まとめ

いかがでしたでしょうか。

英語で電話を取次ぐときのフレーズは、ある程度パターンが決まっているのでA～Fを覚えれば大体対応できます。

その際、下記のポイントを忘れず練習してくださいね。

はじめのうちは、最低限のフレーズだけをメモしてデスクに置いておくのも一つかと思います。

とは言え、リスニングに関しては慣れるしかありません。

相手の言っていることが聞き取れないことにはうまく取り次ぎもできないと思います。
自信がない方は、リスニングも勉強しておくことをおすすめします。

特にビジネスの電話は、受け手の対応が「その会社の印象」に直結することになります。

ぼくも入社したての頃は、色々な学習ツールを使って勉強しました。最近では、無料でもそれなりに使える英語学習ツールもありますよ。

別記事で、おすすめの英語学習ツールも紹介しています。よかったらご覧ください。

当ブログではぼくの趣味でもある「海外旅行」「英語学習」「国際交流」などをメインで情報を発信しています。

また興味のある方は訪問していただけると嬉しいです。

では、また。